Beim Start von Papyrus sowie bei manueller Betätigung des »Alarm«-Icons werden alle Datenbanken darauf gecheckt, ob in den Datensätzen bestimmte Alarm-Bedingungen erfüllt sind.

Ein Alarm wird über ein spezielles Feld definiert, das hierfür extra bei »Feldeigenschaften« (im »Datenbank« Menü) angelegt werden muss.

Man benennt bei »Name und Typ« das neue Feld – z.B. auf »Termin« – und vergibt als »Datentyp« ein »Alarm-Datum«.

Weiter geht es bei mit der Lasche »Alarm« – hier wird festgelegt, wann und mit welchen Bedingungen ein Alarm ausgelöst wird.

Der Dialog, um in ihrer Datenbank ein Alarmfeld zu erstellen

Bedingungen für einen Alarm setzen

Wählen Sie im »Alarm« Dialog unter »Feldeigenschaften« im »Datenbank« Menü die Bedingungen, unter der Ihr Alarm ausgelöst werden soll – z.B. indem Sie von einem Eintrag im Feld »Verabredung« abhängig machen, ob das Alarm-Datum berücksichtigt werden soll.

Das Terminfeld

Das eigentliche Alarm-Datum wird natürlich direkt in den Datensatz eingetragen.

So kann ein Feld »Mahnung« von der Bedingung abhängig sein, ob die Rechnung noch unbezahlt ist.

Einstellen der Bedingungen

So taucht das Feld immer wieder als Alarm auf, bis man aktiv die »Bedingung« herausnimmt (sprich: Die Rechnung bezahlt wurde und man ins Feld »Zahlungseingang« etwas anderes einträgt als »offen«).

Bei »Alarm ab Tage vorher:« Tragen Sie ein, ob Sie schon am Tag vor dem Termin eine Erinnerung bekommen wollen.

Report-Dialog

Dann geben Sie ein, was passieren soll, wenn der Alarm-Termin eintritt – nämlich den Report, der dann ausgelöst wird.

Haben Sie noch keinen Alarm-Report vorbereitet, so kommen Sie mit dem Button »Reports…« in den Report-Dialog, in dem Sie einen Report anlegen können, der automatisch ausgeführt wird, wenn der Alarm-Fall eintritt.

Im Report-Dialog können Sie sich normal einen Report gestalten, der eben die besondere Eigenschaft hat, dass er ausgeführt wird, wenn der Alarm-Fall für das entsprechende Feld eintritt.

Der Report »Termine.pap« gibt bspw. in Form einer Liste Firma, Name und Adresse sowie den Termin selbst in Listenform aus.

Der Terminreport

Im Eingabeformular können Sie dann den Alarm-Termin eingeben. Dazu können Sie noch andere Felder berücksichtigen – z.B. Felder, die für Bedingungen ausgewertet werden, ob ein Alarm wirksam werden soll oder nicht. Dafür, ob bspw. eine Mahnung ausgegeben werden soll, kann es einen vom Rechnungsdatum abhängigen Termin geben – z.B. das Rechnungsdatum +14 Tage – und ein Feld, das angibt, ob die Rechnung bezahlt ist oder nicht.

Der »Alarm-Fall« wird beim Start von Papyrus überprüft, weiterhin können Sie genau den gleichen Vorgang auslösen, indem Sie den »Alarm« Button der Papyrus Base Symbolleiste wählen. Sie bekommen pro Datenbank-Tabelle, die gültige Alarme enthält, die entsprechenden Reports ausgeführt. In den Reports sind jeweils alle Datensätze aufgeführt, die aktuell eine Alarmbedingung erreicht haben (im simpelsten Fall ist das in ein Alarm-Feld eingetragene Datum erreicht).

Eine Reportliste

Das können bspw. alle Personen sein die seit länger als einer Woche ihre Rechnung noch nicht bezahlt haben, oder alle, die vom Sachbearbeiter heute angerufen werden sollen, …

Ein Klick auf einen Eintrag im Report öffnet also den Datensatz, der den Alarm ausgelöst und damit einen Eintrag in der Report-Liste hinterlassen hat.

Möchten Sie sicher sein, dass der Alarm-Report nicht verloren geht, so können Sie die Checkbox »Report automatisch speichern« anwählen. Sowie der Report aufgrund des Erreichens der Alarm-Bedingungen erzeugt wird, wird er auch gleich am Ort der Datenbank im Ordner »Autoreports« abgespeichert.

Datenbanken auf Alarme überprüfen

In den Papyrus »Einstellungen« unter »Papyrus Base« → »Alarm-Datenbanken« kann man einstellen, für welche Datenbanken Papyrus beim Start überprüfen soll, ob sie auf eingetretene Alarm-Bedingungen überprüft werden soll.

Liste der Datenbanken, die auf Alarme überprüft werden