Ein Inhaltsverzeichnis erzeugen

Das »Inhaltsverzeichnis« erzeugt man im Menü »Dokument« bei »Verzeichnisse«.

Hier machen Sie Einstellungen über Position, Nummerierung etc. und können dann das »Verzeichnis einfügen«.

Ein bereits vorhandenes »Inhaltsverzeichnis aktualisieren« Sie ebenfalls in diesem Dialog (oder im Kontextmenü des Inhaltsverzeichnisses selbst).

Das Inhaltsverzeichnis können Sie wahlweise am Textanfang oder aber an einer Stelle direkt vor der aktuellen Seite erzeugen.

So können Sie auch einen Bereich vor dem Inhaltsverzeichnis haben, beispielsweise eine »Titelei«.

Aus Effizienzgründen wird das Inhaltsverzeichnis nicht ständig aktualisiert.

Automatisch geschieht dies beim Speichern des Dokuments, weiterhin vor dem Drucken oder Export oder explizit forciert durch die Tastenkombination + .

Die Einträge im Inhaltsverzeichnis sind als Querverweise realisiert. Die Texte sind also sowieso immer aktuell. Nur neue Einfügungen oder Änderungen der Seitenzahlen müssen aktualisiert werden.

Will man eigene Textänderungen im eigentlich automatischen Inhaltsverzeichnis machen, muss man die Checkbox »Nur durch Benutzer aktualisieren (nicht automatisch)« anwählen. Nur so werden die selbst gemachten Änderungen nicht beim automatischen Aktualisieren zerstört.

Für ein ordentliches, standardisiertes Inhaltsverzeichnis ist damit alles getan.

»Inhaltsverzeichnis« Dialog

Hier werden ein Inhaltsverzeichnis sowie ggf. ein Tabellen- und ein Abbildungsverzeichnis erzeugt.

Der Dialog zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Sie können mit dem großen Button am Ende das »Verzeichnis einfügen« (bzw., wenn bereits vorhanden, »… aktualisieren«).

Für die verschiedenen Verzeichnisse können Sie bei »Titel einstellen…« Überschriften definieren. Für diese Einfügungen wird im Inhaltsverzeichnis von Papyrus die Formatvorlage »Verzeichnis-Titel« benutzt.

Ändern sie den Titel ihres Verzeichnisses

Für die Position für das Inhaltsverzeichnis (und folgende Verzeichnisse) wählen Sie zum Beispiel »am Dokumentanfang«.

Hat Ihr Text vor dem Inhaltsverzeichnis noch eine Einleitung, wählt man die Position »aktuelle Cursorposition« aus (den man vorher an die gewünschte Position gesetzt hat). Soll dies mit eigener Stammseite geschehen, wählen Sie »vor aktueller Seite«.

Wenn Sie eine Option mit eigenem Seitenlayout gewählt haben, geben Sie die gewünschte »Stammseite« im Popup unter der Position an.

Weiter können Sie entscheiden, ob die Verzeichnis-Einträge mit Seitennummern erzeugt werden sollen. Ohne Seitennummern ist zum Beispiel für E-Books sinnvoll. Dazu können Sie die Überschriften »mit Hyperlinks« versehen (wenn Sie Ihren Text als E-Book oder PDF veröffentlichen wollen).

Hier kann man »an«, »aus« und die Option wählen, dass die Formatvorlage der jeweiligen Überschrift bestimmen soll (auf der »Aufzählung / Inhaltsverzeichnis« Seite des »Formatvorlagen« Dialogs).

Mit »Seitennummerierung…« kommt man in den gleichnamigen Dialog. Dort kann man den Startwert der Nummerierung der Inhaltsverzeichnis-Seiten und der Haupttext-Nummerierung einstellen. Dazu stellt man die Art der Ziffern ein – zum Beispiel auf, wie bei Inhaltsverzeichnissen oft üblich, kleine oder große römische Ziffern.

Überschriften im Inhaltsverzeichnis

Man will nicht, dass eine im Haupttext »fette« Überschrift auch im Inhaltsverzeichnis so groß erscheint. Papyrus ändert dies automatisch.

Für die von uns mitgelieferten Überschriften ist es besonders einfach. Das sind »Titel« sowie die nummerierten »Überschrift 1« bis »Überschrift 4«.

Jede dieser Überschriften wird im Inhaltsverzeichnis auf eine passende Formatvorlage abgebildet. Diese heißt genauso wie die Haupttext-Formatvorlage, trägt aber hinten am Namen ein »(Inhaltsverzeichnis)«.

Da Sie diese speziellen Formatvorlagen normalerweise selbst nicht brauchen, sind sie per Voreinstellung ausgeblendet.

Unbekannte Formatvorlagen, die ebenfalls als Überschriften definiert sind, werden beim Übertrag vom Haupttext ins Inhaltsverzeichnis in ein von uns vordefiniertes Format namens »Inhaltsverzeichnis« gewandelt. Dieses zeigt ein ansprechendes Äußeres für Inhaltsverzeichnis-Zeilen.

»Unbekannte« Formate können aus einem Fremdimport stammen. Oder Sie haben sich selbst ein Format für Ihre eigenen Zwecke erschaffen und möchten dies jetzt für Überschriften und das Inhaltsverzeichnis benutzen.

Sie können die Gestaltung Ihres Inhaltsverzeichnisses auch selbst mit eigenen Formatvorlagen in die Hand nehmen, doch meist reichen die von Papyrus bereitgestellten Vorlagen aus.

Ein Inhaltsverzeichnis mit eigenen Formatvorlagen erstellen

Man kann für Überschriften mit freien Formatvorlagen bestimmen, wie sie im Inhaltsverzeichnis aussehen sollen.

Zuordnungen von Formaten des Haupttexts zu passenden Formaten für das Inhaltsverzeichnis sind sehr flexibel. Sie erlauben Ihnen eine freie Gestaltung Ihres Inhaltsverzeichnisses, die nach einmaliger Einrichtung vollautomatisch funktioniert.

Im Dialog für Formatvorlagen können sie gesondert das Format für das Inhaltsverzeichnis ändern

Die Zuordnung eines Haupttext-Formats zu dem »Format im Inhaltsverzeichnis« passiert im »Absatz« Menü unter »Formatvorlage« bei »Überschrift/Aufzählung«. Das Format, das im Inhaltsverzeichnis benutzt werden soll, muss natürlich auch im eigentlichen Dokument vorhanden sein.

Die korrespondierende Inhaltsverzeichnis-Formatvorlage kann einen beliebigen Namen tragen. Wir empfehlen den gleichen Namen, gefolgt von einem »… (Inhaltsverzeichnis)«. So handhabt Papyrus es auch für die mitgelieferten Formate.

Man kann eine ähnliche Lösung auch global und nicht pro Dokument lösen und die Papyrus Vorlage für Inhaltsverzeichnisse _inhalt.pap nutzen. Die Arbeit mit dieser Vorlage ist etwas komplexer, dafür aber universell für alle Texte einsetzbar.

Das Seitenlayout für Verzeichnisse

Das Seitenlayout von Verzeichnissen kann entweder direkt von der Textstelle übernommen werden, an der Sie ein Verzeichnis einfügen, oder aber es kommt aus einer passenden Stammseite.

Für »Inhaltsverzeichnis« und »Stichwortverzeichnis« gibt es gleichnamige Stammseiten. Diese sind »global« und stehen in allen Papyrus-Dokumenten zur Verfügung.

Sie können diese bspw. in den Dialogen zum Erzeugen der »Verzeichnisse« benutzen (Menü »Dokument«).

Genauso können Sie dort auch selbst definierte Stammseiten einsetzen.

Im Inhaltsverzeichnis-Dialog können sie sowohl vordefinierte, als auch eigene Stammseiten auswählen

Spezielle Vorlagen-Dokumente für Verzeichnisse

Ihr Inhaltsverzeichnis wird über spezielle Vorlagen vollautomatisch gestaltet. Das funktioniert mit Vorlagen innerhalb des Dokuments.

Eine andere flexible Lösung, in die man sich etwas einarbeiten muss, läuft über spezielle Vorlagen-Dateien. Diese Vorlagen liegen alle im Ordner (Papyrus)/Module/Vorlagen.fix und heißen:

• Für das Inhaltsverzeichnis: _inhalt.pap (gilt auch für Abbildungs- und Tabellen-Verzeichnis)
• Für das Stichwort-Verzeichnis: _index.pap

Diese beiden Vorlagen liegen im Ordner (Papyrus)/Module/Vorlagen.fix (wo auch die Vorlage für neue Textdokumente _neu.pap) liegt.

Das Seitenlayout des Verzeichnisses wird automatisch von der Stammseite des Vorlagen-Dokuments übernommen.

In der Vorlage _inhalt.pap kann man noch normalen Text vorgeben, der dann als Titel des Inhaltsverzeichnisses genutzt wird.

Eine _inhalt.pap Vorlagendatei im Ordner Ihres Textes wird gegenüber der in Papyrus mitgelieferten _index.pap bevorzugt. Wenn Sie also eine _inhalt.pap speziell für einen bestimmten Text abändern wollen, kopieren Sie sich die Vorlagendatei aus dem Papyrus-Ordner zu Ihrem Text.

Wird in _inhalt.pap die Stammseite »STANDARD« benutzt, so erscheint im Dokument diese als Stammseite »Inhaltsverzeichnis« (um Namensgleichheit mit einer eventuellen Stammseite »Standard« im Hauptdokument zu vermeiden).

Die Formatvorlage für Tabellen- und Bilderverzeichnis nimmt Papyrus aus der letzten Zeile aus _inhalt.pap und fügt den im Dialog angegebenen Text ein.

Die Beschreibung für _inhalt.pap gilt entsprechend für das Seitenlayout des Stichwortverzeichnisses; nur wird hier das Layout aus _index.pap übernommen.

In _index.pap stehen weiterhin zwei Absatzformate bereit, die das Aussehen von Stichworten nach dem Erzeugen im fertigen Stichwortverzeichnis bestimmen:

• Absatzformat »INDEX 1« bestimmt das Aussehen von Haupt-Stichworten;
• Absatzformat »INDEX 2« bestimmt das Aussehen von Unter-Stichworten, die unter einem Hauptbegriff ins Stichwortverzeichnis einsortiert werden.

Auch für das Stichwortverzeichnis kann man auf die externe Zusatzdatei verzichten und die Vorlagen für Formate und Seitenlayout auch im Dokument selbst halten.

Andere Verzeichnisse erzeugen (Stichwortverzeichnis, Endnoten, Literaturverzeichnis)

Im Menü »Dokument« bei »Verzeichnisse« rufen Sie den Dialog zum Erzeugen des Stichwort-Verzeichnisses auf.

Für das Stichwort-Verzeichnis bedarf es keinerlei Vorarbeit; Gehen Sie für ein Wort, auf dem der Textcursor steht, über den Stichwörter aufnehmen oder den direkten Menüaufruf »Stichwort aufnehmen«, und nehmen es so in den Index auf.

Die Textinhalte Ihrer Endnoten (die parallel frei zu Fußnoten benutzbar sind) werden in einer Datenbank gehalten und verwaltet.

Das Anlegen einer ersten Endnote erwirkt das automatische Anlegen einer Endnoten-Datenbank dort, wo Ihr Text gespeichert ist. Diese Endnoten-Datenbank gehört zu genau Ihrem Text und landet in einem Ordner, der so heißt wie Ihr Text, gefolgt von dem Begriff »Endnotes«.

Wenn Sie möchten, können Sie unter »Endnoten« auch eine eigene Datenbank bestimmen, die für Ihren Text als Endnoten-Datenbank benutzt wird.

Weiter können Sie eine Datenbank mit Ihrem Text verknüpfen, um Literaturnoten für ein Literaturverzeichnis zu verwalten.

Verknüpfen Sie einfach beliebige Textstellen mit Ihrer Literaturdatenbank (Menü »Einfügen« im Submenü »Hypertexte«). Diese muss Ihrem Text unter Error: Reference source not found zugeordnet sein. Ein Beispiel finden Sie bei Literaturverwaltung.pap. Eine passendes Muster finden Sie im Ordner »Vorlagen« unter »Literatur.db«

Im Menü »Dokument« finden Sie die Aufrufe zum Erzeugen der hier beschriebenen »Verzeichnisse«.

Ein Stichwortverzeichnis anlegen

Ein Stichwortverzeichnis wird im »Stichwortverzeichnis erzeugen« Dialog im »Dokument« Menü → »Verzeichnisse« erstellt.

Der Stichwortverzeichnis-Dialog

Für die Position des Verzeichnisses wählen Sie zum Beispiel »am Dokumentende«.

Dies kann durch einfaches Einfügen als Text wie auch mit einer eigenen Stammseite geschehen.

Hat Ihr Text hinter dem Stichwortverzeichnis noch einen Anhang, wählt man die Position »aktuelle Cursorposition« aus (den man vorher an die gewünschte Position gesetzt hat). Soll dies mit eigener Stammseite geschehen, wählen Sie »vor aktueller Seite«.

Wenn Sie eine Option mit eigenem Seitenlayout gewählt haben, geben Sie die gewünschte »Stammseite« im Popup unter der Position an.

Mit der Vorlage »_INDEX.PAP« aus dem »\Module\Vorlagen.fix« Ordner von Papyrus kann man ebenfalls das Aussehen vordefinieren.

»Vor Unterbegriffen einfügen« macht die unter einem Oberbegriff einsortierten Stichworte besonders kenntlich (bspw. mit einem »-« oder einem Punkt davor).

Bei »Seitennummer-Bereiche« setzt man die Darstellung der Seitenzahlen der Stichworte, die auf mehreren Seiten gefunden wurden.

Man kann sogar die Texte dafür angeben (bspw. als » Seiten 12-34«), sofern einem die üblichen » f« (=auch auf der Folgeseite) und » ff« (=auf mehreren folgenden Seiten) nicht zusagen.

Mit dem Button »Verzeichnis einfügen« wird das Stichwortverzeichnis erzeugt.

Stichwörter aufnehmen

Im »Stichwort« Dialog, erreichbar im »Einfügen Menü«, definieren Sie die Wörter Ihres Textes, die in ein alphabetisch sortiertes Stichwortverzeichnis (= Index) aufgenommen werden. Weiter rufen Sie hier den Dialog zur Erzeugung für das »Stichwortverzeichnis…« auf.

Der Dialog zum Anlegen eines Stichwort-Eintrags

Im Eingabefeld »Stichwort« steht das aktuelle Wort aus dem Text. War ein Textblock markiert, erscheint dessen Inhalt. Den Text können Sie noch vor Aufnahme in den Index frei verändern.

Im Eingabefeld »Oberbegriff« können Sie einen Oberbegriff angeben, der automatisch im Index erscheint. Unter diesem wird dann das Stichwort einsortiert. Ohne Oberbegriff erscheint das Stichwort normal in der alphabetischen Einsortierung unter seinem eigenen Namen. So wird das Stichwort »Ethanol« bei einem Oberbegriff »Chemie« nicht unter »E…«, sondern unter dem neu erscheinenden Begriff »Chemie« unter »C…« einsortiert.

Die Checkbox » Umkehrung« bewirkt, dass zusätzlich zur Einordnung des Stichwortes unter dem Oberbegriff zusätzlich auch der Oberbegriff unter dem Stichwort selbst erscheint.

Die Checkbox » Ohne Oberbegriff« lässt das Stichwort zusätzlich noch einmal unter seinem eigenen Namen im Index erscheinen.

Bei gewählter Checkbox » Seitennummer« bekommt der Index-Eintrag die Seitennummer, auf der Ihr gewähltes Stichwort liegt. Die Seitenzahl kann mit den passenden Checkboxen auch »  Fett« und/oder » Kursiv« dargestellt werden. In den Eingabefeldern kann die Seitennummer auch einen Text »Davor« oder »Dahinter« bekommen.

Die Checkbox » Mit Textstil« lässt das Stichwort in seinem eigenen Textstil und nicht in dem aller anderen Stichwörter erscheinen, so dass man so bspw. den besonderen Charakter griechischer Stichworte erhalten kann.

Mit dem Button »Als Vorgabe« bewirkt man, dass beim nächsten Aufruf dieses Dialoges alle Einstellungen wieder so erscheinen, wie diese bei Betätigung dieses Buttons aussahen. Dies ist günstig besonders für ständig wiederkehrende gleichlautende Oberbegriffe, die dann nicht ständig neu eingetippt werden müssen.

Der Button »Stichwortverzeichnis…« springt in den Dialog zum Erzeugen des fertigen Stichwortverzeichnisses, sollte also erst aufgerufen werden, wenn Ihr Text fertig ist.

»Alle Aufnehmen« ist mit Vorsicht zu genießen. Nach Abfrage werden alle Orte, an denen das Stichwort in Ihrem Text vorkommt, in den Index aufgenommen. In der Regel führt dies zu überfrachteten Stichwortverzeichnissen, in denen der Leser nicht findet, was er sucht (nämlich wirklich informativen Inhalt über das Stichwort).

Sie können allerdings mit dem Button der erscheinenden Alarm-Box alle Vorkommen des aktuellen Stichwortes »Einzeln durchgehen« und jeweils einzeln beurteilen, ob die Aufnahme in den Index sinnvoll ist.