Eine Papyrus Datenbank

Bedeutung von grundlegenden Fachwörtern

Datensatz: Alle zusammengehörigen Daten (Singular: Datum), also bspw. alles, was es über einen Herrn Thomas Müller zu wissen gibt.

In der Anzeige gibt es zwei Formen: Erstens die Tabellen-Darstellung – jeder Datensatz bekommt eine Zeile. Zweitens das Eingabeformular mit allen Eingabefeldern.

Datenbank-Tabelle: Die Summe aller Datensätze (also bspw. all Ihre Adressen). Alle Tabellen einer Datenbank (oftmals nur eine, bspw. bei einer simplen Adressdatenbank) bilden die komplette Datenbank.

Datenfeld: Ein einzelner Typ eines Datums aus einem Datensatz, also bspw. die Straße. Anzahl, Beschreibung, Reihenfolge und Art nennt man die Struktur einer Datenbank. Der Inhalt eines Datenfeldes, also bspw. die Pettenkoferstr. 16, nennt man ein Datum, im Plural Daten.

Relationalität: Sie beschreibt die Möglichkeit, Beziehungen zwischen Daten zu setzen und ermöglicht, Daten aus Datensätzen verschiedener Datenbank-Tabellen miteinander zu verknüpfen. Eine typische Anwendung für eine relationale Datenbank ist eine Fakturierung, also ein System zum Schreiben von Rechnungen.

Reports: Diese geben Daten in passender Gestaltung als Textdokument aus. Ein Datenbank-Report kann für verschiedenste Ziele erstellt werden. So können Sie auch einen formatierten Export für andere Programme, die die Daten aufnehmen sollen vornehmen.

Erstellung einer neuen Datenbank

Sie können Ihre eigenen Datenbanken herstellen und an Ihre Wünsche anpassen. Dazu gibt es zwei Ansätze.

Anpassung einer Muster-Adressdatenbank an eigene Bedürfnisse

Die Beispiel-Adressdatenbank »Adressen.PB« ist eine gute Ausgangsbasis für eigene neue Datenbanken.

Zuerst zur Tabelle:

Ändern Sie diese Ihren Wünschen entsprechend im Dialog »Feldeigenschaften« im Menü »Datenbank«.

Die Daten im Eingabeformular können Sie ebenfalls nach Wunsch dargestellt bekommen und das Formular ändern.

Aufbau einer komplett neuen Datenbank

Eine neue Datenbank erhält man mittels des Eintrages »Neue Datenbank« aus dem »Datei« Menü (Mac: »Ablage«) → »Öffne andere«.

Sie starten im »Feldeigenschaften« Dialog Ihrer neuen Datenbank. Hier legen Sie die Datenfelder an, die Sie benötigen. Sie können jederzeit nachträglich noch Datenfelder hinzufügen oder löschen.

Wollen Sie sich die Datenfelder passend anordnen, geschieht dies mittels »Eingabeformular bearbeiten« aus dem »Datenbank« Menü des Tabellenfensters oder dem Kontextmenü des Eingabeformulars.

Nun können Sie die eigentlichen Daten aufnehmen, für die Sie diese Datenbank erstellt haben.

Öffnen, Schließen und Speichern einer Datenbank

Man erreicht den Papyrus Base Teil über einen Klick auf das Dateikasten-Symbol in der Symbolleiste von Papyrus‘ Textteil.

Man kann eine Papyrus Base Datenbank auch im Menü »Datei« (Mac: »Ablage«) mit dem Punkt »Öffne andere…« → »Datenbank…« auf den Bildschirm holen.

Zuerst befindet man sich immer in der Tabellendarstellung der aktuellen Papyrus Base Datenbank, die somit das Tabellen-Hauptfenster darstellt. Wird es geschlossen, wird gleichzeitig auch die Datenbank geschlossen.

Eine Datenbank wird im Gegensatz zu einem Text immer sofort nach Bestätigung eines Datensatzes gespeichert, man muss also nicht die gesamte Datei »abspeichern«, wie dies bei Texten üblich ist.

Dateinamen der Datenbankteile

Geladen wird immer die Hauptdatei »Datenbankname.pb«. Dazu kommt die Datei mit den letzten Änderungen »Datenbankname.log«. Diese Hauptdateien sind im modernen XML-Format gehalten und sind ASCII-lesbar.

Eine Anwahl von »Datenbank aufräumen« (im Menü »Datei« – Mac: »Ablage« im Tabellenfenster) sortiert die zwischenzeitlich in der »*.LOG«-Datei gehaltenen neueren Daten in die Hauptdatenbank »*.PB«; die »*.LOG«-Datei erlischt danach.

Auch wird Papyrus automatisch – wahlweise mit Nachfrage – die »*.LOG«-Datei einsortieren, wenn die »*.LOG«-Datei einen bestimmten prozentualen Größenanteil der Hauptdatenbank erreicht hat.

Sie können jederzeit im Menü »Datei« (Mac: »Ablage«) durch Auswahl des Punktes »Letzter Zwischenstand« alle Änderungen, die in die »*.LOG«-Datei aufgenommen wurden, verwerfen.

Für jede Tabelle einer Datenbank legt Papyrus ein Eingabeformular an (die Dateien heißen »*.PBF«).

Das Formular für die erste Tabelle heißt so wie die gesamte Datenbank. Weitere Eingabeformulare heißen so wie die dazugehörige Tabelle.

Papyrus Base benutzt einen Index zur besonders schnellen Suche. Dieser Index trägt die Extension »*.IDX«. Diese »*.IDX«-Datei können Sie jederzeit neu generieren lassen.

In der »*.SET« Einstellungs-Datei wird die Liste der Report-Vorlagen sowie ein paar andere datenbank-spezifische Einstellungen vermerkt.

Multiuser-Eigenschaften von Papyrus Base

Der Datenbank-Kern von Papyrus Base ermöglicht mehreren Nutzern gleichzeitig (auch »Multiuser-Eigenschaft« genannt) gemeinsamen Zugriff im Netzwerk. Dies beinhaltet die Sperrung in Bearbeitung befindlicher Datensätze.

Sobald jemand anfängt, einen Datensatz zu bearbeiten (zu erkennen daran, dass im Titel des Eingabeformulars das Sternchen gesetzt wird), wird vermerkt, dass der Datensatz für andere Nutzer zur Bearbeitung gesperrt ist.

Ein Datensatz-Konflikt

Ein anderer Nutzer kann den Datensatz also sichten. Wenn er diesen Datensatz jedoch ändern will, erhält er zu Beginn der Änderung einen Hinweis entsprechend der Abbildung.

Es könnte sein, dass »Ulli« einen Datensatz bearbeitet hat, aber dann brach seine Netzwerkverbindung zusammen.

Sie können also fortfahren, wenn Sie sicher sind, dass »Ulli« seine Änderung nicht mehr zuweisen wird.

Wenn allerdings beide Anwender denselben Datensatz beschreiben, gehen die Änderungen des einen oder anderen verloren.

Eine Warnung vor dem Überschreiben

Es gibt daher sicherheitshalber noch eine zweite Kontrolle beim Zuweisen einer Änderung, die eine kurz vorher von einem parallelen Nutzer gemachte Eingabe überschreiben würde. Die Person, die zuletzt ändert, erhält einen Hinweis.

Benutzeridentifikation – bei der ersten Änderung an einem Datensatz wird ein neuer Benutzer automatisch angemeldet, jedoch noch nicht beim reinen Lesezugriff auf die Datenbank.

Als Identifikation werden der im System eingestellte Benutzername sowie der Computername benutzt. Ein mehrfach eingeloggter Benutzer an verschiedenen Rechnern stellt also kein Problem dar.